1- کلیه فرم‌های مشخص شده به طور کامل تکمیل و نام و نام خانوادگی متقاضی در کلیه قسمت‌های مشخص شده در فرم‌ها به صورت تایپ شده آورده شود.

2- تمام ردیف‌هایی که متقاضی دارای سوابق می‌باشد باید به صورت کامل و دقیق تکمیل گردند.

3- کلیه فرم‌ها که نیاز به امضاء عضو هیأت علمی و مدیر گروه دارد، به امضاء این افراد رسیده باشد.

4- شناسنامه مربوط به هریک از مقالات منتشر شده و یا ارائه شده در کنفرانس‌ها باید تکمیل و بر روی مقاله مربوط پیوست گردد.

5- شماره ماده، بند و ردیف هریک از مستندات ارائه شده باید بر روی مستند مربوط ثبت شده باشد.

6- جهت سهولت بررسی مستندات بهتر است مستندات ماده‌های مختلف به صورت جداگانه و با استفاده از برچسب در داخل پوشه‌های مجزا قرار گیرد.

7- کلیه مستندات مانند گزارش طرح، پایان‌نامه و کتاب در داخل یک جعبه مناسب قرار گرفته و به دبیرخانه تحویل شود.

8- علاوه بر  تکمیل فرم های مربوط به شناسنامه علمی نیاز است یک گزارش جداگانه از مجموع فعالیتهای متقاضی ارتقاء (علمی، فرهنگ، اجرایی و آموزشی) به همراه مستندات و خلاصه پرونده در اختیار اعضای هیأت ممیزه قرار گیرد. در این گزارش تبیین میزان اهتمام عضو هیأت علمی در اجرای کلیه فعالیتهای ششگانه، ضروری است. (شروع اجرای این موضوع برای پرونده هایی که از ابتدای تابستان 1400 در هیأت ممیزه مطرح می گردند الزامی است).

9-  در صورت ثبت پروژه ها و پایا نامه های دوره کارشناسی در ابلاغ آموزشی، به این پروژه ها و پایان نامه ها امتیاز تعلق می گیرد.

10-  مرتب سازی مقالات بند  1-3 مطابق لیست وزارت علوم و براساس سال از قدیم به جدید انجام و از تفکیک مقالات این بند در قالب (الف) و (ب) خودداری گردد.

11-  ضریب تأثیر و چارک مجلات در خلاصه گزارشنامه علمی و گزارشنامه علمی، بر اساس تاریخ ثبت و ارسال پرونده درج گردد.

12-  گواهی ارائه شده سخنرانی در کنفرانسهای معتبر علمی که در زمان شیوع بیماری کرونا به صورت مجازی برگزار شده یا میشود، مورد قبول می باشد.